一般財団法人アジア政経学会文書管理規則

(目的)第1条 この規則は、一般財団法人アジア政経学会の文書の管理と保存の基準を定め、適正な事務処理の実施を図ることを目的とする。
(作成する文書)第2条 本学会の運営と事務のために作成・保管する文書には以下のものがある。
(1)定款、規則
(2)理事会、評議員会、評議員選定委員会の議事録
(3)収支計算書、予算書などの会計書類
(4)事業概要報告書、事業計画書
(5)入会申込書、退会届、復会届、休会届、会費優待申請書
(6)業務の委託に関わる契約書
(7)会費等の振込通知
(8)理事会、評議員会、会員総会において審議の参考とするために配布される書類
(9)学会誌の編集発行に関わる文書
(10)学会大会のプログラム等
(11)大会での報告論文
(12)会員投票で回収された投票用紙、集計表など
(13)会員名簿
(14)法人に関わる各種証明書
(15)理事、評議員、評議員選定委員の就任承諾書
(文書の公開)第3条 第2条の(1)(3)(4)は決定、改正、承認が行われたらすみやかに学会のホームページで公開しなければならない。第2条の(2)は署名が終わったらすみやかに学会のホームページで公開しなければならない。第2条(11)は大会開催前に学会会員に限定してホームページで公開される。大会終了後3週間程度は限定公開を続けるが、その後はホームページから削除する。
(文書の保存)第4条 第2条の(1)は理事会で決定した原本をその定款、規則が有効な間は保存する。その定款、規則が廃止された後も10年間保存する。第2条の(2)(3)(4)の原本は10年間保存する。第2条の(5)は申請がなされた後、5年間保存する。第2条の(6)は当該の契約が有効な間は保存し、契約終了後は5年間保存する。第2条の(7)は5年間保存する。第2条の(8)は当該の会合から1年後の会合が終了するまで保存する。第2条の(9)の保存期間については編集委員会において定める。第2条の(10)は学会ホームページ上で保存される。第2条の(11)はホームページから削除された後は学会として保存しない。第2条の(12)は会員投票をもとに選出された理事会の第1回会合が行われてから1年間保存する。第2条の(13)は次の名簿が作成されたときに記録用の1冊、予備の1冊を除いてすべて廃棄する。第2条の(14)は当該の証明書が有効な期間だけ保存する。第2条の(15)は当該の任期の次の任期が終了するまで保存する。
第5条 2005年5月29日に制定された「財団法人アジア政経学会事務処理規則」は本規則の成立をもって廃止される。
附則
本規則は2016年12月17日より施行する。